BITECA SAS
MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIEMIENTO DE PROTECCION DE DATOS PERSONALES
Desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; es prioridad de BITECA SAS así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma.
Emitir instrucciones por medio de las cuales se asegure la confidencialidad, integridad, acceso, circulación y disponibilidad aplicable a la información que se maneja al interior de BITECA SAS, en diferentes medios o formas , tanto en medio físico como magnético.
El presente documento aplica para BITECA SAS desde el momento en que se genera la información, su gestión, administración y archivo.
Todos los Colaboradores de BITECA SAS serán responsables de la custodia de la información.
- Constitución Política de Colombia; artículos 15 y 20.
- Ley 1266 de 2008, por la cual se dictan disposiciones generales del habeas data y se regula el manejo de la información
- Ley 1341 de 2009; artículo 71.
- Ley 1581 de 2012, disposición para la protección de datos personales
- Decreto 1543 de 1997; artículos 2 y 32.
- Código Penal colombiano, Artículo 194: Divulgación y empleo de documentos reservados.
- Sentencias: T-158A, T-343 del año 2008 y T-119/09 de la Corte Constitucional
- Decreto reglamentario No. 1377 de 2013
Acuerdo de voluntades: comprende los contratos, órdenes contractuales convenios y acuerdos de voluntades suscritos con Universidades Públicas, en atención al Manual de Convenios.
Archivo de Gestión: Es aquel donde reposan los registros de empresas activas y de las que no han utilizado el servicio durante los cinco años siguientes a la última atención. Se constituye en Archivos de consulta permanente.
Archivo Central: Unidad que administra, custodia y conserva los documentos en cualquier soporte con valor administrativo, legal, permanente e histórico que son transferidos por las diferentes oficinas de la de BITECA SAS, y según los lineamientos dados por el Archivo General de la Nación.
Archivo Histórico: Es aquel al cual se transfieren los documentos de las empresas que, por su valor científico, histórico o cultural, deben ser conservados permanentemente.
Autorización para uso en medios: Autorización expresa por escrito que debe suministrar el titular de la información o imagen personal, institucional o marca, en la que indique su consentimiento de hacer uso de esa información o imagen en documentos, medios de comunicación o referencias que serán publicadas por BITECA SAS, especificando los fines para los cuales se realizará su uso y los medios en los cuales se divulgará o publicará.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
Confidencialidad: Garantiza que la información sea accesible sólo a aquellas personas autorizadas a tener acceso a la misma.
Dato público. Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados, de conformidad con las definiciones contenidas en este documento. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva y los relativos al estado civil de las personas.
Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general.
Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
Disponibilidad: Acceso a la información y a los recursos relacionados con la misma, toda vez que lo requieran.
Integridad: Salvaguarda la exactitud y totalidad de la información y los métodos de procesamiento.
Seguridad de la información: Establecimiento de medidas preventivas y reactivas del hombre, de las organizaciones y de los sistemas tecnológicos que permitan resguardar y proteger la información buscando mantener la confidencialidad, la disponibilidad e integridad de la misma.
Nota: El concepto de seguridad de la información no debe ser confundido con el de seguridad informática, ya que este último sólo se encarga de la seguridad en el medio informático, pudiendo encontrar información en diferentes medios o formas.
CAPITULO II- POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS
El artículo 15 de la Constitución de la República de Colombia establece: “Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas”; La Ley 1266 de 2008, Decreto Reglamentario 1727 de 2009, Decreto Reglamentario 2952 de 2010 y la Ley 1581 de 2012 o Ley General de Habeas Data, establecen las condiciones mínimas para realizar el tratamiento adecuado y legítimo de los datos personales de cualquier persona Natural y/o Jurídica dentro del país ó Encargado no establecido en territorio nacional y le sea aplicable la legislación colombiana y tratados internacionales. El literal K del artículo 18 de la Ley en mención, en el cual obliga a todos los responsables del tratamiento de datos personales a “Adoptar un Manual Interno de Políticas y Procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos”.
Decreto 1377 de 2013, define la información que debe contener como mínimo las políticas de tratamiento de información.
BITECA SAS ha desarrollado su política de protección de datos comprometiéndose con estricta responsabilidad en el cumplimiento de los derechos y deberes de nuestros clientes, proveedores y colaboradores; implementando medidas de confidencialidad, integridad y protección de la información de sus datos personales garantizándoles un adecuado manejo de estos.
La presente política será aplicable a los datos personales registrados en cualquier base de datos de BITECA SAS cuyo titular sea una persona natural.
Los datos personales de nuestros Clientes, Proveedores y Colaboradores que se encuentran almacenados en los servidores serán utilizados para:
- Durante la prestación del servicio en la identificación y trazabilidad del servicio
- Mantener actualizada la base de datos de clientes y proveedores
- Suministrar información a clientes y proveedores de nuevos servicios ofrecidos o cualquier cambio que sea de mutuo interés.
- Realizar análisis estadísticos
- Realizar envío de facturas a nuestros clientes, y gestión de cobro
- Envíos de Información comercial actualizada
- Reporte a los diferentes entes de control obligatorios según la norma.
Para el caso de datos personales sensibles, BITECA SAS podrá hacer uso y tratamiento de ellos cuando:
- El titular haya dado su autorización explícita, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
- El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
- El tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular.
- El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
- El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.
Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el tratamiento de datos sensibles se requiere la autorización previa, expresa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior.
Para el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes se procederá de acuerdo con el numeral 3.1
BITECA SAS atendiendo a la naturaleza de las relaciones permanentes u ocasionales que cualquier persona titular de datos personales pueda tener con BITECA SAS, éste podrá realizar la transferencia y transmisión, incluso internacional, de la totalidad de los datos personales, siempre y cuando se cumplan los requerimientos legales aplicables; y en consecuencia los titulares con la aceptación de la presente política, autorizan expresamente para transferir y transmitir, incluso a nivel internacional, los datos
personales. Los datos serán transferidos, para todas las relaciones que puedan establecerse con BITECA SAS.
Para la transferencia internacional de datos personales de los titulares, BITECA SAS tomará las medidas necesarias para que los terceros conozcan y se comprometan a observar la presente política, bajo el entendido que la información personal que reciban únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamente relacionados con BITECA SAS y solamente mientras ésta dure y no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente. Para la transferencia internacional de datos personales se observará en lo previsto en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.
BITECA SAS, también podrá intercambiar información personal con autoridades gubernamentales o públicas de otro tipo (incluidas, entre otras autoridades judiciales o administrativas, autoridades fiscales y organismos de investigación penal, civil, administrativa, disciplinaria y fiscal), y terceros participantes en procedimientos legales civiles y sus contadores, auditores, abogados y otros asesores y representantes, porque es necesario o apropiado:
- para cumplir con las leyes vigentes, incluidas las leyes distintas a las de su país de residencia.
- para cumplir con procesos jurídicos.
- para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno, y para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno distintas a las de su país de residencia
- para hacer cumplir nuestros términos y condiciones;
- para proteger nuestras operaciones
- para proteger nuestros derechos, privacidad, seguridad o propiedad, los suyos o los de terceros
- obtener las indemnizaciones aplicables o limitar los daños y perjuicios que nos puedan afectar.
De acuerdo con lo contemplado por la normatividad vigente aplicable en materia de protección de datos, los siguientes son los derechos de los titulares de los datos personales:
- Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a BITECA SAS en su condición de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada a BITECA SAS para el tratamiento de datos, mediante cualquier medio válido, salvo en los casos en que no es necesaria la autorización.
- Ser informado por BITECA SAS, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, o la entidad que hiciere sus veces, quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, previo trámite de consulta o requerimiento ante BITECA SAS.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
- Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento, al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de la presente política que motiven nuevas consultas.
Estos derechos podrán ser ejercidos por:
- El titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición BITECA SAS
- Los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.
- El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación
o apoderamiento.
- Otro a favor o para el cual el titular hubiere estipulado.
En el tratamiento de datos personales se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los menores.
Queda proscrito el tratamiento de datos personales de menores, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública, y en este caso el tratamiento deberá cumplir con los siguientes parámetros:
- Responder y respetar el interés superior de los menores
- Asegurar el respeto de los derechos fundamentales de los menores.
BITECA SAS, cuenta con las medidas y procedimientos necesarios para manejar la información de sus Clientes, Proveedores y Colaboradores de manera responsable y profesional evitando que la misma sea alterada, extraviada, destruida y/o transmitida a terceros no autorizados, por lo que su información, será utilizada exclusivamente para los
fines que ha sido proporcionada y transmitida exclusivamente a las personas autorizadas para tales efectos.
Se establece para la seguridad de la información, los siguientes lineamientos que todos los colaboradores de la entidad deben cumplir y que incluyen:
- Uso adecuado de la infraestructura y tecnología dispuesta para el manejo de la información.
- Respeto y cumplimiento por las disposiciones relacionadas con seguridad de la información.
- Respeto y cumplimiento por las restricciones de acceso definidas en los diferentes procesos de manejo de la información.
- Compromiso de informar a la Gerencia de BITECA SAS, según sea el caso, cuando se sospeche o se tenga conocimiento de hechos que pongan en riesgo o vulneren la seguridad de la información.
- Conservar la información a la que tenga acceso bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Manejar la información únicamente en los términos en que se encuentren autorizados.
- Velar por el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información de los usuarios.
- Atender y tramitar los requerimientos que la administración efectúe para resolver consultas y reclamos formulados por usuarios con relación a sus datos.
- Permitir el acceso a la información únicamente de las personas autorizadas para tal fin.
- No publicar ni disponer la información puesta en su conocimiento en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los usuarios o terceros autorizados por la ley.
- No divulgar la información que haya conocido, con motivo de su vinculación o contratación, que ponga en riesgo o vulnere el derecho a la privacidad de la(s) persona(s) titular(es) de dicha información.
Para materializar lo anterior los colaboradores de BITECA SAS, suscribirán el siguiente documento.
4.1.1. Acuerdo de Confidencialidad
Entre, Carlos Andrés Bermúdez Rodríguez, mayor de edad, domiciliado en la ciudad de Bogotá, identificado con la cédula de ciudadanía N 79.687.291 expedida en Bogotá, actuando en nombre y representación legal de BITECA SAS, sociedad comercial, con domicilio en la ciudad de Bogotá D.C. e identificada con Nit N° 900.070.902-2 quien para efectos del presente acuerdo se denominará EL EMPLEADOR,
mayor de edad, domiciliado (a) en la ciudad de , identificado (a) con cédula de ciudadanía N de Bogotá actuando en su propio nombre y representación, quien para efectos del presente acuerdo se denominará EL TRABAJADOR, han convenido en celebrar el presente ACUERDO.
CLÁUSULA PRIMERA.- TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES: Las partes
entienden que la relación contractual que existe entre ellas determina la necesidad de que el EMPLEADOR realice el tratamiento de los datos personales de sus trabajadores. Este tratamiento se ciñe tanto a las obligaciones, cargas y deberes propios del EMPLEADOR en una relación laboral, así como de las relaciones contractuales que el EMPLEADOR tiene con terceros y en las cuales pueden intervenir sus trabajadores como ejecutores en nombre del EMPLEADOR. En este sentido, entiende el TRABAJADOR que los datos personales que pueden ser suministrados no se limitan a información escrita, sino que comprenden también datos como la voz, fotografías, audio, imágenes, biométrica, física, entre otras.
En general el tratamiento de datos personales se realiza conforme a lo regulado por las políticas, normas, procedimiento o instructivos que dicte EL EMPLEADOR en materia de protección de datos personales, aspectos laborales, lo relativo a entornos tecnológicos, y gestión de incidentes de seguridad en cumplimiento de la estrategia de seguridad de la información de la organización.
CLÁUSULA SEGUNDA. – AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS
PERSONALES: En cumplimiento del Régimen General de Habeas Data, regulado por la Ley 1581 de 2012 y sus Decretos reglamentarios, el TRABAJADOR con la suscripción del presente contrato autoriza de manera voluntaria, previa, explícita e informada al EMPLEADOR en calidad de RESPONSABLE a tratar sus datos personales, incluyendo aquellos de carácter sensible, de acuerdo con la Política de Tratamiento de Datos Personales de la Compañía. En virtud de la Autorización aquí otorgada, EL EMPLEADOR queda expresamente autorizado para recolectar, compilar, almacenar, usar, circular, compartir, Comunicar, procesar, compartir, actualizar, cruzar, transferir, transmitir, depurar, suprimir y disponer de los datos personales del trabajador en sistemas de información y redes, sean propios o de terceros, cuyos servidores pueden estar ubicados dentro o fuera del territorio nacional, a través de los sistemas de información y de comunicaciones que determine EL EMPLEADOR y/o sus filiales que por razones contractuales, legales y/o judiciales lo requieran, en virtud de las estrategias negocios y/o de servicios compartidos y/o de soporte, logística y apoyo que se provean entre ellas.
El Tratamiento de Datos Personales por parte del EMPLEADOR se realiza con la finalidad de cumplir las obligaciones legales y contractuales originadas en el contrato laboral, o en contratos con terceros en virtud de relaciones de carácter comercial, civil, obligaciones de ley u ordenadas por una autoridad competente.
EL TRABAJADOR como titular de los datos personales manifiesta de manera expresa que para otorgar la Autorización contenida en la presente Cláusula ha sido informado de las siguientes situaciones: i) La empresa BITECA SAS trata los datos personales conforme la Política de Tratamiento de Datos Personales de las compañías disponibles en las oficinas de Biteca SAS De la cual cualquier cambio será informado y publicado oportunamente en la página web. ii) Cuando la información que vaya a ser tratada por la compañía sea de carácter sensible o sea de menores de edad, el otorgamiento de la autorización para el tratamiento es de carácter facultativo. iii) La empresa garantiza a los titulares de los datos personales, la confidencialidad, libertad, seguridad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida de los datos personales que administra. iv) El titular de la información personal, tiene los derechos previstos en la Constitución y en la Ley, y especialmente los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir los datos suministrados; conocer los usos empleados sobre los datos personales del titular cuando así lo solicite el mismo; revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato suministrado cuando en el tratamiento realizado no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales a favor del titular; y acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento. v) El titular de los datos personales podrá ejercer cualquiera de los derechos mencionados, dirigiendo de forma gratuita una Consulta en este sentido a: correo electrónico [email protected] vi) En el evento en que el titular consideré que la empresa, dio un uso contrario al autorizado y a las leyes aplicables, podrá contactar a la empresa a través de una reclamación a la misma dirección electrónica y teléfono indicado. vii) Recibida la Solicitud o Reclamo a través de los canales dispuestos por la empresa, la compañía le dará trámite al requerimiento según lo establecido por la ley.
En los casos en que exista la necesidad de otorgar acceso a terceras personas a información de la empresa relacionada con datos privados, semiprivados o sensibles, el responsable de seguridad informática, el tenedor de la información de que se trate y el gerente, deberán llevar a cabo y documentar una evaluación de riesgos para adoptar los controles específicos, teniendo en cuenta, entre otros aspectos:
- La información requerida.
- El tipo de acceso requerido (físico/tecnológico)
- Los motivos para los cuales se solicita el acceso
- La importancia, pertinencia y el valor de la información para los fines requeridos
Los controles que se compromete a emplear la tercera persona para su manejo e impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
La incidencia de este acceso en la seguridad de la información de BITECA SAS
En primer lugar, se deben revisar los acuerdos de voluntades celebrados y que se efectúen en adelante, teniendo en cuenta la necesidad de aplicar controles al manejo de la información, para lo cual se establece como mínimo los siguientes:
a. En observancia al objeto y las actividades a celebrar en cada contrato por BITECA SAS se debe evaluar la pertinencia de incluir la siguiente cláusula ajustada a la necesidad respectiva
Ordenes contractuales y Contratos de Prestación de Servicios:
CLÁUSULA PRIMERA.- AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS
PERSONALES: En cumplimiento del Régimen General de Habeas Data, regulado por la Ley 1581 de 2012 y sus Decretos reglamentarios, EL CONTRATISTA con la suscripción del presente contrato autoriza de manera voluntaria, previa, explícita e informada al CONTRATANTE en calidad de RESPONSABLE a tratar sus datos personales, incluyendo aquellos de carácter sensible, de acuerdo con la Política de Tratamiento de Datos Personales de la Compañía. En virtud de la Autorización aquí otorgada, EL CONTRATANTE queda expresamente autorizado para recolectar, compilar, almacenar, usar, circular, compartir, comunicar, procesar, compartir, actualizar, cruzar, transferir, transmitir, depurar, suprimir y disponer de los datos personales DEL CONTRATISTA en sistemas de información y redes, sean propios o de terceros, cuyos servidores pueden estar ubicados dentro o fuera del territorio nacional, a través de los sistemas de información y de comunicaciones que determine EL CONTRATANTE y/o sus filiales que por razones contractuales, legales y/o judiciales lo requieran, en virtud de las estrategias negocios y/o de servicios compartidos y/o de soporte, logística y apoyo que se provean entre ellas.
El Tratamiento de Datos Personales por parte del CONTRATANTE se realiza con la finalidad de cumplir las obligaciones legales y contractuales originadas en el contrato de prestación de servicios, o en contratos con terceros en virtud de relaciones de carácter comercial, civil, obligaciones de ley u ordenadas por una autoridad competente.
EL CONTRATISTA como titular de los datos personales manifiesta de manera expresa que para otorgar la Autorización contenida en la presente Cláusula ha sido informado de las siguientes situaciones: i) , trata los datos personales conforme la Política de Tratamiento de Datos Personales de las compañía disponible en
. De la cual cualquier cambio será informado y publicado oportunamente en la página web. ii) Cuando la información que vaya a ser tratada por la compañía, sea de carácter sensible o sea de menores de edad, el otorgamiento de la
autorización para el tratamiento, es de carácter facultativo. iii) La empresa garantiza a los titulares de los datos personales, la confidencialidad, libertad, seguridad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida de los datos personales que administra. iv) El titular de la información personal, tiene los derechos previstos en la Constitución y en la Ley, y especialmente los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir los datos suministrados; conocer los usos empleados sobre los datos personales del titular cuando así lo solicite el mismo; revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato suministrado cuando en el tratamiento realizado no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales a favor del titular; y acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento. v) El titular de los datos personales podrá ejercer cualquiera de los derechos mencionados, dirigiendo de forma gratuita una Consulta en este sentido a:
vi) En el evento en que el titular considere que la empresa, dio un uso contrario al autorizado y a las leyes aplicables, podrá contactar a la empresa a través de una reclamación a la misma dirección electrónica. vii) Recibida la Solicitud o Reclamo a través de los canales dispuestos por la empresa, la compañía le dará trámite al requerimiento según lo establecido por la ley.
CLÁUSULA SEGUNDA. – DATOS DE CARÁCTER SENSIBLE: En el evento que el
CONTRATANTE llegue a tratar datos personales del CONTRATISTA de carácter sensible con ocasión de la relación contractual, de las relaciones legales con terceros o de las relaciones con autoridades, EL CONTRATANTE se obliga a tratar esta clase de datos con medidas de seguridad de nivel alto en atención a la importancia, reserva y confidencialidad que estos merecen.
Para todos los efectos de la información suministrada por BITECA SAS en los diferentes medios de comunicación utilizados, se deberá tener en cuenta:
- No se podrá disponer de datos personales en las publicaciones que sean efectuadas en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, a menos que exista autorización expresa, precisa e inequívoca para tal fin por parte del titular de dichos datos o del representante legal en caso de ser procedente.
- Verificar la existencia de derechos de autor o propiedad intelectual del material que será usado en los medios de comunicación adoptados por BITECA SAS, en especial el material fotográfico.
- El compromiso de rectificar la información cuando sea necesario a causa de datos incorrectos e informar lo pertinente a los destinatarios de los medios que hayan expresado la información incorrecta.
- Solicitar previamente autorización a los dueños de la información o imágenes personales, institucionales y/o marcas que se usaran en los medios de comunicación adoptados por BITECA SAS.
- Consignar el Formulario de autorización en medios y conservar copia o evidencia de la respectiva autorización.
- Asegurarse de no expresar datos o imprimir imágenes personales, institucionales o de marcas cuyo suministro no esté previamente autorizado por escrito.
- El Formulario de autorización en medios a la que se hace referencia anteriormente deberá contener como mínimo:
- Finalidad y tratamiento de la publicación en la que se utilizará el dato, la imagen y/o la marca.
- Medios en los que se utilizará el dato, la imagen y/o la marca.
- Autorización expresa del dueño de la información para su difusión o publicación en observancia de la finalidad y los medios que se usaran.
- Los datos del responsable directo del manejo, uso y tratamiento de la información.
- Procedimiento para la atención de consultas, reclamos, peticiones de rectificación, actualización y suspensión de datos.
Los titulares podrán consultar la información personal del titular que repose en BITECA SAS, quien suministrará toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular.
Con respecto a la atención de solicitudes de consulta de datos personales BITECA SAS garantiza:
- Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes.
- Establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, los cuales deberán ser informados en el aviso de privacidad.
- Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que tiene en operación.
- En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
- Las consultas podrán formularse al correo [email protected]
- El reclamo del Titular se formulará mediante solicitud dirigida a BITECA SAS al correo electrónico [email protected] o mediante comunicación escrita dirigida al área a administrativa, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
- En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
- Una vez recibido el reclamo completo, éste se catalogará con la etiqueta “reclamo en trámite” y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha etiqueta se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.
- El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
BITECA SAS rectificará y actualizará, a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos antes señalados, para lo cual se tendrá en cuenta:
- El titular deberá allegar la solicitud al correo electrónico [email protected] o en medio físico dirigido al área Administrativa indicando la actualización y/o rectificación a realizar y aportará la documentación que sustente su petición.
- BITECA SAS podrá habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho al titular, siempre y cuando éstos lo beneficien. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que considere pertinentes, los cuales serán informados en el aviso de privacidad y se pondrán a disposición de los interesados en la página web.
El titular de los datos personales tiene el derecho de solicitar a BITECA SAS su supresión (eliminación) en cualquiera de los siguientes eventos:
- Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.
- Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
- Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados
Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por BITECA SAS. Sin embargo, este derecho del titular no es absoluto y en consecuencia BITECA SAS podrá negar el ejercicio de este cuando:
- El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
- La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
- Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
La presente política rige a partir del 23 de marzo de 2017.
Carlos Andrés Bermúdez Rodríguez Representante Legal
En BITECA SAS, nuestro compromiso es el adecuado manejo de los datos, información que, como cliente, nos ha entregado.
Desde todos los procesos, velamos por la confidencialidad de los mismos, por contar con las herramientas tecnológicas idóneas para su almacenamiento y el buen uso de éstos en función de nuestro servicio.
De acuerdo con lo anterior y como responsables del uso de la información de nuestros clientes damos cumplimiento a la Ley 1581 de 2012 de Protección de Datos Personales, poniendo a su disposición el Aviso de Privacidad y las políticas de tratamiento de sus datos personales.
Adicionalmente, en este formato encontrará la Autorización del Uso de su Información Personal, la cual es fundamental que usted conozca, y si está de acuerdo, la diligencie y la entregue en dirección Av Cararas N 34-86 Ofc 402
Autorizo a BITECA SAS y a quienes en el futuro ostenten los derechos de los aquí autorizados, a realizar el tratamiento de mis datos personales y empresariales sensibles, actividad que incluye la recolección, almacenamiento, actualización, uso, circulación, transmisión, transferencia y supresión, para los siguientes fines:
- Para que BITECA SAS pueda dar cumplimiento a todas y cada una de las obligaciones, las cuales pueden ser prestadas directamente o con el apoyo de terceros con quienes se compartirá mi información personal y la de mi empresa, para los fines relacionados con el objeto contratado.
- Para actividades de mercadeo y/o promoción de otros servicios propios del objeto social de BITECA SAS de terceros con quienes haya celebrado alianzas comerciales o productos relacionados, conforme a las normas que regulan estas materias, las cuales pueden ser adelantadas directamente por BITECA SAS. o con el apoyo de terceros encargados con quienes se compartirá información.
- Toda la información suministrada relacionada conmigo o con la empresa que represento a BITECA SAS es verdadera.
Conozco los derechos y las condiciones para el tratamiento de datos, incluyendo de manera enunciativa: Conocer íntegramente y de forma gratuita datos personales o de empresa, así como actualizarlos y rectificarlos frente a BITECA SAS. o los encargados del tratamiento.
Conocer el uso que se le ha dado a los datos personales y de la empresa que represento, previa solicitud a BITECA SAS
Solicitar prueba de la autorización otorgada a BITECA SAS, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con la ley.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. Al respecto, entiendo que la revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) haya determinado que, en el tratamiento, BITECA SAS o el encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución Política.
- Para efectos de ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información, revocar la autorización, entre otros, podré acudir a José Andres Ovalle López. como responsable del tratamiento y protección de la información de manera gratuita al Área de BITECA SAS, a quienes podré contactar en la dirección Av Caracas N 34-86 Ofc 402 de la ciudad de Bogotá, al correo electrónico [email protected] o a las líneas de Servicio en: Bogotá Tel 2455334 móvil 315 8821777 Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012.
- He sido informado acerca de la no obligatoriedad de las respuestas a las preguntas que me sean hechas, cuando éstas versen sobre datos sensibles, tales como origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos, datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos o sobre los datos de los niños, niñas y adolescentes.
Firma: Nombre: Cédula:
Fecha de Radicación:
Nombre completo del titular de los datos personales del solicitante:
Tipo de Identificación: C.C☐ – C.E ☐ – T.I ☐ – Otro ☐
Número de identificación:
Dirección:
Datos personales suministrados a BITECA SAS que nos materia de reclamo:
Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo
Desea adjuntar algún documento que demuestren los anteriores hechos Si ☐ – No ☐
Tipo de operación que desea realizar con relación a sus datos personales Actualización ☐ – Corrección ☐ – Supresión ☐
Firma y CC
